Al een jaar of tien werk ik in de eventbranche! Van bureaus, tot locaties, hotels tot een AV leverancier. Uiteenlopende banen, maar ze hadden een ding gemeen: het was altijd LIVE. Het creëren van de meest creatieve en originele live events op bijzondere locaties. Het helpen organiseren van congressen en evenementen voor een hotelketen. En licht- en geluidsshows verzorgen voor bedrijven en locaties. Wat heb ik in tien jaar ontzettend veel kleine- en grote evenementen mogen helpen organiseren of verkopen. En wat blijft die branche toch leuk en dynamisch!

En dan is daar Corona. Maart 2020… de wereld ging op slot en de live industrie viel in een gat. Grote groepen mensen mochten niet meer bij elkaar komen! En nu?!
Het theaterdoek valt, publieksevenementen worden afgelast en bedrijven annuleren angstvallig de komende zakelijke evenementen op de planning. Het werd even muisstil en Nederland en de industrie stond er teneergeslagen bij.

Maar de industrie herpakt zich! Want wat maakt evenementen mensen sterk? Hun grote dosis energie, creativiteit en doorzettingsvermogen. Denken in mogelijkheden, presteren onder druk en met het glas halfvol weer vooruit. Nieuwe plannen en formats werden gesmeed. Daar was ONLINE! De mogelijkheden werden in een rap tempo ontdekt en door veel samen te werken kwamen er mooie concepten, online evenementen en sessies op de planken.

Maar toch, online is toch totaal anders dan live? Kan de eventbranche hetzelfde kaliber events neerzetten? Bereiken we wel de juiste doelgroep? Komen er wel genoeg bezoekers meedoen? Allemaal vragen en veel onzekerheid, maar een ding is zeker, niemand zat stil!

Ikzelf kwam bij Welkom terecht, een start-up met een bijzonder online platform waar een ongekende vraag naar ontstond. Virtueel netwerken, sociale momenten organiseren, de energie ‘op de werkvloer’ terugbrengen ook al was die nu thuis in de woonkamer achter een laptop. En wat ben ik verrast en wat heb ik veel geleerd! De kracht van online events is ontzettend groot! Met creativiteit, goede techniek, tools en mensen kan je ook online de tofste events neerzetten. Graag deel ik jullie mijn grootste learnings van het afgelopen jaar.

Do’s online events

Ontwerp een kort & bondig programma!
Absolute Do’s zijn het ontwerpen van een goed doordacht en strak programma. Het grootste verschil met fysieke events is het tijdsbestek. Waar een live congres met break-outs en pauzes uren kan duren, de maximale tijdsduur voor een online evenement een uur tot maximaal drie uur. Denk goed na wat je allemaal kunt doen met deze tijd en zorg dat alle onderwerpen en onderdelen kort en krachtig zijn. Houd de aandacht vast!

Bedenk sterke content
Zorg ervoor dat de boodschap voor het evenement al heel helder is en vertaal dit goed door in alle uitingen. Dus zorg naast een goed inhoudelijk programma ook voor mooie visuals en design in je online omgeving. Herkenning en een goede rode draad van het evenement is online ontzettend belangrijk.

Zorg voor creatieve & vernieuwende sessies!
Maak een programma waarbij men echt weer verrast wordt! Denk eens aan een ‘ik heb stiekem met je gedanst’ sessie waarbij je jouw al dansend jouw match moet zien te vinden, een blunder bos waar je je kwetsbaarheden toont samen met collega’s, een spoedcursus verleidingstechnieken, een speeddate sessie in Spatial Chat…

Zorg voor echte interactie online!
Denk na over de juiste tools, op ons virtuele borrel eiland kan je bijvoorbeeld net echt netwerken, sociale programma’s doen en heb je werkelijk het gevoel alsof je bij elkaar in een ruimte staat. Denk dus goed na over tools die dit gevoel bewerkstelligen!

Schep de juiste verwachtingen samen met de eventproducent/uitvoerder van jouw online event.
Wanneer is het evenement geslaagd? Bij hoeveel bezoekers zijn jullie tevreden? En belangrijk: is dit realistisch? De no-show bij online evenementen zijn vele malen hoger dan bij live events, dus houd daar ook rekening mee. Schets samen duidelijk de gewenste uitkomst en wat men moet weten en kunnen na het online evenement.

Zorg voor energieke en passende begeleiding!
Kijk goed naar het doel, het thema en de inhoud van je evenement en zorg dat je de juiste facilitatoren en mensen inzet om jouw online sessie of evenement tot een daverend succes te maken!

Ik heb in dit jaar zo ontzettend veel geleerd en voor mij is het vooral heel leuk om te beseffen dat sommige onverwachte wendingen zo slecht nog niet zijn.
Blijf allemaal gezond, leer en combineer! Live, online en hybride. Ik geloof in een mooie mix en dat mensen zelf kunnen blijven kiezen waar ze zich goed bij voelen.

Lidwien