Naast kennisoverdracht is een online meeting ook een middel om mensen te inspireren en je team te verbinden en betrokken te krijgen en houden. Het meeste overleg vindt nu digitaal plaats en daardoor kunnen we goed zien dat de meeste mensen nog wel wat faciliteer skills kunnen gebruiken! 

Ik faciliteer zelf ook sessies en evenementen bij Welkom en help je dan ook graag met wat bruikbare tips om jouw bijeenkomst, meeting of vergadering met meer succes en plezier te faciliteren in de digitale wereld! Ook wij hebben dit jaar veel geleerd en verbeterd en vooral ook ervaren welke tools, platforms en vormen wel en niet goed werken!

Tip 1: Voorkom blindgangers meetings & bijeenkomsten!
Goede bijeenkomsten en meetings zorgen ervoor dat teamleden zich enthousiast en energiek voelen en het gevoel hebben dat ze duidelijkheid hebben over de bedrijfsdoelen- en strategie. Het is de kunst om een bijeenkomst of meeting digitaal interactief te maken. Een belangrijke tip hierbij is ook dat niet elk probleem hoeft worden opgelost met een meeting, dus plan deze alleen als het echt nodig is.

Tip 2: Plan vooruit en bereid je goed voor!
Zorg voor de juiste digitale visuele beleving en dus de juiste tools om dit te bewerkstelligen. Nodig de juiste mensen uit en prik een tijdstip die een ieder zal schikken, of je nu thuis werkt of op locatie.

Tip 3: Sorteer de juiste tools en techniek!
De meeting wordt sowieso geen succes als je er onvoorbereid aan begint en niet weet welke online meeting tools je kan en gaat gebruiken. Zorg dat je een juiste mix hebt geselecteerd waarmee je jouw agendapunten mooi tot uiting kunt brengen en zorg dat je de basiskennis hebt om deze in te zetten tijdens je meeting. (denk daarbij aan een virtueel platform voor het plenaire gedeelte, digitale whiteboards zoals Miro, interactieve tools zoals Mibo en SpatialChat).

Tip 4: Maak het boeiend en betrek iedereen!
Het is helaas een feit dat het tijdens de meeste meetings gemakkelijk is om uit te zoomen – en dat geldt ook voor digitale bijeenkomsten. Hierbij een aantal tips om een meeting omgeving te creëren waarin de leden van het team een goed gevoel krijgen en weten waar ze samen aan werken.
De incheck vraag! Dit is een goede manier om te starten en iedereen een evenredige kans te geven om te praten en een open omgeving te creëren. Vraag de teamleden/ deelnemers ook vooraf al om iets toe te voegen aan het digitale whiteboard, agendapunten in te brengen etc. dan hoeven ze niet in het moment te uiten wat ze willen bijdragen.
Zorg voor discussie momenten! Het is slim om momenten van discussie te laten ontstaan tussen de agendapunten door. Hierdoor ervaren de deelnemers meer verbinding en betrokkenheid.
Wrap up & informele afsluiter! Sluit de meeting af door even een wrap up te doen en dan is het tijd voor een belangrijke informele afsluiter! (een super leuke tool hiervoor is Mibo, speel nog even een potje pool, beachvolleybal of dans wat op een tropisch eiland, bos of disco hall!) 

Team Welkom – Lidwien.